Людмила Дудорова. Фасилитация развивающих мероприятий и рабочих встреч

Динамика сегодняшнего рынка требует от компаний высокой гибкости и постоянных внутренних изменений, готовности к саморазвитию. Современные компании готовы тратить силы на то чтобы создать среду для работы коллективного интеллекта, способного создавать и реализовывать новые идеи. И поэтому сегодня среди компаний, ориентирующихся на активное развитие и лидерское положение в отрасли, становятся все более популярным проведение корпоративных мероприятий, совещаний, рабочих сессий и конференций с целью организационного развития, формирования стратегии и проектов по ее реализации, разработки инноваций и поддерживающих их механизмов. Суть этих мероприятий – организация групповых обсуждения, сотворчества и принятия решений по актуальным для организации вопросам развития. Состав участников таких мероприятий может быть самым разным – от ограниченного круга топ-менеджеров компании до широкого коллектива ключевых сотрудников и менеджеров разветвленной организации.

В такие групповые мероприятия организации вкладывают значительные ресурсы, деньги и ценное время сотрудников, и поэтому стремятся обеспечить их максимальную результативность. Но часто неорганизованное обсуждение съедает много времени участников – встречи, доклады и дискуссии затягиваются, уходят в сторону от темы обсуждения и повестки дня, возникает бесконечно повторяющееся по кругу обсуждение. Традиционные формы организации обсуждения, такие как пленарные заседания и презентации, могут заставить участников скоро почувствовать усталость и потерю интереса к происходящему, ведут к отсутствию включенности и творчества каждого участника, из-за чего теряются ценные идеи. Приложив усилия и собрав группу людей для обсуждения и решения вопросов, организация может столкнуться с проблемами межличностного восприятия, конфликтами, с невозможностью для людей из разных подразделений свести вместе различные точки зрения, с ситуацией когда доминирующее меньшинство подавляет идеи и вклад от большинства. Нередки случаи, когда коллектив не испытывает достаточного доверия к ведущему процесса групповой работы, выбранному из среды работников компании, из опасения что он подталкивает эту работу в направлении, продиктованном той или иной группой интересов в компании. Итогом всего этого может стать невыполнение поставленных целей, неудовлетворенность участников процессом и результатами групповой встречи, рабочей сессии или совещания.

Чтобы избежать этих рисков самым эффективным выходом для организаторов корпоративных мероприятий является использование профессиональной технологии фасилитации, позволяющей решить выше перечисленные проблемы и сработать на заданный результат корпоративной встречи или конференции.

Что такое фасилитация? Фасилитация групповой работы как понятие возникло в среде корпоративной работы, обучения и развития во второй половине двадцатого века. Фасилитацией называется выявление и использование различных процессов, которые помогают работающим в группе людям вести общую мыслительную деятельность, приходить к общим решениям, создавать и совершенствовать идеи. Организованный процесс фасилитации приводит к повышению эффективности групповой работы, вовлеченности и заинтересованности участников, раскрытию их потенциала. Чертами современной фасилитации являются использование наглядных методов выстраивания ветвей группового обсуждения, работа с визуальными образами, которые эффективно откладываются в человеческой памяти, гуманизация и «дебюрократизация» групповых обсуждений.

Главная задача ведущего обсуждение фасилитатора – стимулирование и направление процесса поиска и анализа информации участниками групповой работы. Фасилитатор отвечает за процесс группового обсуждения (ход совместной работы группы и формат), технологически поддерживает обсуждение, а группа отвечает за содержание и выдает результаты (фактические идеи, предложения и решения). Фасилитатор является нейтральной стороной и не представляет интересы ни одной из присутствующих групп. Фасилитатор использует определенные навыки в процессе взаимодействия с людьми, которые позволяют конкретным людям или группе принимать решения, определять цели.

От фасилитатора зависит выбор подходящего формата работы и техник групповой работы, которые позволяют в конкретной ситуации достичь запланированных целей.

Профессиональные фасилитаторы:

• организовывают эффективную дискуссию, где каждый участник может высказаться и поделиться опытом;

• не позволяют участникам уйти в сторону от темы встречи;

• процедурно простраивают все этапы обсуждения, согласования и принятия решения;

• создают творческую, свободную, ненапряженную атмосферу.

Успех фасилитации обуславливается тщательной предварительной подготовкой, планированием и конструктивным подходом во время проведения обсуждения. Этап подготовки группового корпоративного мероприятия начинается с прояснения целей и формы итогового результата, а заканчивается выбором техник фасилитации и их логики использования для обеспечения процесса групповой работы и достижения результатов встречи.

Простые и практичные инструменты фасилитации, разработанные с учетом современных представлений о человеческом восприятии и работе мозга, помогают преодолеть все возможные проблемы групповых обсуждений и принять лучшие решения, на которые только способны сотрудники – участники встречи. Параллельно с распространением популярности этих инструментов на наш рынок начали приходить и выверенные отработанные до мелочей методики фасилитации, отличающиеся функционалом и своими методами пробуждения креативности участников, такие как техника Pinpoint, работа с модерационными картами, World Cafe, Оpen Space, динамическая фасилитация. В рамках этих методик используются эффективные способы генерации решений – mind-mapping, силовое поле, техника бессловесного официанта, рейтингование, причинно-следственные диаграммы, классический мозговой штурм, Активно включаются в программу групповой работы модели и методы из теории и практики управления: SWOT- анализ, матрица BCG, матрица последствий и другие. Для успеха групповой сессии важно, чтобы фасилитатор мог гибко использовать различные техники и креативно их адаптировать под ситуацию.

Преимущества фасилитации.

Фасилитационная сессия – это действенный процесс группового обсуждения, решения проблем и планирования, дающий качественные результаты в сжатое время. Использование фасилитации в рабочих встречах и на корпоративных мероприятиях обеспечивает прирост производительности в трех направлениях:

1. Скорость. Можно сделать больше – и за меньшее время.

•  фокусирование на ключевых вопросах
•  снятие барьеров понимания
•  быстрое продвижение даже по сложным темам с полным участием всех,
• продуктивная рабочая среда

2. Креативность. Фасилитация позволяет освободиться от формальностей, выйти за рамки рутины и расширить горизонты мышления:

•  стимулируя творчество участников
•  настойчиво, шаг за шагом продвигаясь по проблемам и вариантам решений, попутно преодолевая все возможные трудности обсуждения
• генерируя выдающиеся идеи и практические решения

3. Эффективность. Более эффективно организован процесс обсуждения и повышается качество результатов.

• Все умы включаются в работу и вносят свой вклад в итоговый результат
• Участники осознают, что результаты проделанной работы принадлежат им
• Интерактивный рабочий процесс позволяет добиться максимума с любой группой и в любой ситуации
• Создаются действенные планы работы

Благодаря использованию техник фасилитации в ходе совещаний и рабочих сессий:

•  на все обсуждение уйдет меньше времени
•  все будут оказывать влияние на процесс
•  будут приниматься решения
•  не будет ненужных конфликтов между людьми или отдельными подразделениями
•  те, кто перебивает других, и те, кого невозможно заставить замолчать, будут под контролем – а их вклад при этом не потеряется
•  те, кто обычно молчат, смогут делиться идеями, оказывать влияние и принимать решения, причем без угроз и ненужных страха
•  весь процесс общения будет визуально зафиксирован по мере его прогресса, давая возможность любой момент обратиться к полной, не редактированной версии его мельчайших моментов
•  сложные темы получают простое выражение
•  вырастает удовлетворенность сотрудников принятыми решениями и их ответственность за реализацию этих решений.
•  цели достигаются.

Где сегодня используют фасилитацию?

По нашему опыту сегодня все чаще используют фасилитационные сессии для корпоративных рабочих встреч и конференций по решению актуальных бизнес-задач. Примерами таких мероприятий могут быть:

• Совещания по развитию организации и формированию новых проектов.

• Сессии стратегического планирования.

• Антикризисные сессии (совместный анализ проблем и выработка собственных решений по выходу из сложившейся ситуации).

• Креативные встречи с целью генерации идей и создания инноваций. Например, поиск и внедрение новых продуктов/ услуг.

• Подведение итогов года и презентация новых планов.

• Информирование сотрудников о нововведениях и привлечение их к разработке изменений. Например, корпоративные ценности, миссия, ребрендинг, оптимизация функционального взаимодействия, разработка системы сбалансированных показателей.

• Совещание по проекту (планирование и распределение ответственности, развитие проекта, сложности, необходимые изменения, согласование интересов различных подгрупп).

• Продвижение определенных идей/программ/проектов в среде других субъектов с различными интересами, согласование интересов. Например, организация взаимодействия компании с филиалами, с различными группами значимого окружения;

• Рабочая сессия способ развития корпоративных компетенций, таких как системность мышления, навыки проектного менеджмента, навыки групповой работы и принятия решения.

• Решение конфликтов и улучшение взаимодействия между подразделениями компании.

• Управленческие конференции.

• Дилерские слеты (новинки, трудности и возможности продвижения продукции).

Результаты фасилитационных сессий.

Итогом фасилитационной сессии являются результаты содержательные, корпоративные, психологические и учебные.

Содержательным итогом групповой сессии является зафиксированный результат, с которым участники смогут продолжить работу самостоятельно после сессии (в проектных группах, в функциональных подразделениях). При этом любые полученные результаты являются итогом согласованной групповой работы и созданы самими участниками, что обеспечивает поддержку и принятие решений всеми участниками встречи. Также по итогам совещания можно запустить в работу несколько проектов с целью практического воплощения в жизнь результатов сессии. Примером таких результатов могут быть: списки стратегических целей, планы и программы развития, список ключевых проблем и пути их решения, оценка ресурсов, идеи новых проектов и продуктов…

Корпоративным результатом сессии можно считать эффекты, важные для эффективной работы организации, например:

• развитие внутрикорпоративной коммуникации,

• сближение позиций и видения участников по основным вопросам функционирования компании;

• развитие мотивации и включенности сотрудников в деятельность компании

• повышение ответственности за принимаемые решения,

• развитие команды.

К психологическому итогу качественно проведенной фасилитационной сессии можно отнести удовлетворенность участников процессом и результатами рабочей сессии. Также немаловажным результатом фасилитационных сессий являются развитие важных корпоративных компетенций: навыков групповой и проектной работы, эффективного взаимодействия и общения, совместного решения задач и принятия решений. Основным залогом получения желаемых результатов от групповой работы и всего корпоративного мероприятия являются качественная проработка целей мероприятия на этапе подготовки; выбор формата мероприятия и фасилитационных техник для достижения целей; профессионализм фасилитатора или команды фасилитаторов. При этом каждая сессия уникальна и заточена на решение задач конкретной организации.

Резюме

В заключение хочется призвать руководителей компаний:

• Используйте потенциал и возможности своих сотрудников и менеджеров для развития организации и бизнеса, привлекая их к обсуждению и генерации идей и решений, это позволит вам создать механизм саморазвивающейся организации, успешной в быстроменяющемся мире.

• Внедряйте культуру эффективных обсуждений и встреч, что сразу же отразится на качестве планерок и проектных встреч, сэкономит компании время и средства, повысит удовлетворенность участников встреч.

• Используйте фасилитационные сессии с целью организационного развития, проводите их регулярно, это даст вашей компании энергетику для развития, улучшение внутренних коммуникаций и повышение эффективности деятельности организации в целом.

Источник: www.personalimage.ru